Vous organisez des événements (ateliers, invitations clients, petits-déjeuners, conférences, journées postes ouvertes, road show, salons...). Qu'il s'agisse de petites ou grandes opérations, comment le digital peut-il vous aider à simplifier leur gestion tout en renforçant leur qualité et votre communication ?
Voici un exemple concret d'organisation d'un événement grâce au digital et à des outils adaptés.

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L'événement  : l'organisation d'un atelier sur la gestion de trésorerie

1. Communiquez sur votre événement

L'e-mailing est naturellement un excellent outil de communication (rapide, simple, peu coûteux et valorisant).
De plus, vous pourrez savoir qui a ouvert votre message, qui a cliqué et sur quel(s) lien(s)...

Les points clés d'un e-mail réussi  :

  • L'objet de cette communication, si possible personnalisé (pour un meilleur taux d'ouverture) :
    " M. MARTENS, optimisez la trésorerie de votre entreprise "
  • De quoi s'agit-il ?
    Un atelier d'une heure, gratuit, sur l'optimisation de la trésorerie
  • Pour qui ?
    Dirigeants d'entreprises, comptables…
  • Par qui ?
    Animation assurée par 3 experts : M. CORTIN, Expert associé en gestion de trésorerie, Mme BRUN, Expert-comptable et Mme DREYM, Fiscaliste.
  • Pour y faire quoi ?
    Découvrir 10 leviers d'optimisation de votre trésorerie.
  • Date, horaire et lieu :
    Le 24 novembre de 9h à 12h à l'Espace Jean Jaurès, Rennes.
  • Précision sur l'organisation :
    Nombre de places limité.
  • Bouton action :
    JE M'INSCRIS À CET ATELIER

A noter : pensez à réaliser un e-mailing adapté à une lecture sur smartphone ou tablette (responsive design) et à le tester sur les différents navigateurs existants afin de vous assurer d'une réception optimale par vos destinataires. En effet, pour vous convaincre de l'importance d'un e-mail adapté à tous les formats :

  • 72% des consommateurs lisent leurs e-mails sur leur téléphone (voire même 91% des 18-24 ans)
  • 50% d'entre eux suppriment directement un e-mail qui ne s'affiche pas correctement sur leur téléphone ou tablette.

Source  : mapp.com

 

Exemple d'e-mail d'invitation  :

E-mail de d'invitation à un événement

VOIR CET E-MAIL EN INTÉGRALITÉ

2. Pilotez vos inscriptions

Un formulaire en ligne sera un précieux allié.
Vos invités passeront en un clic de votre e-mailing d'invitation à l'inscription à votre événement.
Vous aurez ainsi une vision en temps réel du nombre d'inscrits.

Astuce : votre événement est ouvert, proposez aux personnes venant s'inscrire de venir accompagnées en incluant une question dans votre formulaire, du type "Viendrez-vous accompagné(e)  ?". Si la réponse est oui, donnez la possibilité à la personne de renseigner l'e-mail, le nom, le prénom... de la personne qui l'accompagnera.

Le suivi en temps réel des inscriptions vous permettra  :

  • d'adapter votre communication en fonction de vos objectifs : arrêter de promouvoir votre événement s'il est complet ou au contraire relancer votre communication s'il vous manque des participants.
  • d'optimiser votre organisation (respect d'un nombre d'inscriptions limité, commande ou achat de collations, cocktails, repas...).

 

Exemple de formulaire d'inscription  :

Formulaire d'isncription à un événement

VOIR CE FORMULAIRE D'INSCRIPTION EN INTÉGRALITÉ

 

Ensuite, toujours grâce à l'e-mailing, vous pourrez très facilement renvoyer votre invitation aux personnes qui ne se sont pas encore inscrites à votre événement ou n'ayant pas répondu à votre première invitation (relance des non répondants).

3. Confirmez votre événement

Un e-mail ou un SMS de confirmation seront utiles pour faciliter la venue de vos invités (rappel du lieu, des horaires, liens vers Google Maps...).

 

Exemple d'e-mail de confirmation d'inscription  :

E-mail de confirmation d'inscription

VOIR CET E-MAIL DE CONFIRMATION EN INTÉGRALITÉ

4. Communication post événement

L’envoi d'un e-mailing de remerciement aux participants est également très positif. Vous pourrez en profiter pour partager les photos de l'événement le cas échéant (prises avec votre smartphone par exemple), et y associer un formulaire en ligne permettant à vos participants  :

  • de donner leur avis pour mesurer leur satisfaction
  • de télécharger un document complémentaire (présentation, support de votre atelier...)
  • d'émettre une demande de rendez-vous ou de devis
  • ...

 

Exemple de formulaire d'enquête de satisfaction  :

Enquête de satisfaction

VOIR CETTE ENQUÊTE DE SATISFACTION EN INTÉGRALITÉ

Astuce : vous souhaitez communiquer durant votre événement  ?

Privilégiez le SMS pour toucher en temps réel l'ensemble des participants. Exemple : satisfaction à chaud en fin d'événement avec un formulaire permettant de noter de une à cinq étoiles en fonction de leur niveau de satisfaction par exemple.

Sms d'enquête de satisfaction

 

Pour aller plus loin  : le cas client Groupama Tigre

Découvez comment Groupama a optimisé son événement Groupama Tigre avec Net Hélium

Cas client Groupama Tigre

 

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